Despre contabilitate, în general.
Unul din cele mai populare posturi de pe acest blog, dacă judecăm după numărul de comentarii, este cel legat de legea contabilității. De ce asta? Pentru că sunt extrem de mulți oameni ce vor să știe, în principal, dacă pot conduce evidența contabilă a firmelor, dacă le pot semna bilanțul, iar dacă da, cum. Întrebarea “cum?” vine firesc, pentru că majoritatea ce întreabă asta nu sunt membrii CECCAR.
Ei bine, unii pot dacă se angajează cu contract de muncă, alții nu pot pentru că nu îndeplinesc condiția legată de studiile superioare economice, iar alții poate ar fi bine să dea examenul de admitere la CECCAR decât să găsească tot felul de subterfugii pentru a putea conduce contabilitatea firmelor.
Am văzut de asemenea, fie în interacțiunea pe care am avut-o cu alte firme, fie citind mesaje ale unor colegi, cum, unii colegi de-ai noștri, economiști, experți contabili sau nu, înțeleg să conducă contabilitatea firmelor.
Și nu pot să nu remarc faptul că sunt mulți contabili, experți contabili, economiști, care deși conduc evidența contabilă a mai multor firme, aleg să le întocmească acestora și documentele primare: note de recepție, registru de casă, bonurile de consum, bonurile de predare sau altele asemenea. Și să zicem că ar fi în regulă, dar nu prea este, mai ales dacă e o firmă mare.
Nu e în regulă în primul rând pentru că acea evidență, în mod normal e cea care se întocmește în timp real. Adică am primit azi marfa, azi fac recepția. Vând marfa, introduc vânzarea în casa de marcat, plătesc furnizori, introduc numerar în casierie sau fac alte operațiuni cu numerar? Atunci la finele zilei fac și registrul de casă. Acestea nu se fac nici după o săptămână și cu atât mai mult nici după o lună.
Recepția se face fizic, prin numărarea produselor, nu e suficient să întocmești documentul numit NIR. Și se întocmește de către cel care primește marfa așa că întocmirea, din birou, a acestui document, mai ales la o dată ulterioară e un compromis.
Dacă vorbim despre evidență cantitativ-valorică a stocurilor, la fel nu e normal ca evidența să fie întocmită, în birou, la date ulterioare. E chiar lipsit de sens. Cum să faci recepții și să operezi facturi în sistem cantitativ-valoric la date ulterioare?
Mulți contabili, experți sau nu, că sunt sau nu organizați independent sau societăți de contabilitate, că sunt sau nu angajați ai firmei, aleg să facă și astfel de evidențe primare.
Să nu mă înțelegeți greșit și mie mi se întâmplă, mai rar e adevărat, dar mi se întâmplă, însă nu pe partea de stocuri și încerc, veți vedea mai încolo cum, să optimizez puțin lucrul.
Din nefericire pornind de la o astfel de abordare, unii clienți ai acelor contabili au impresia că un contabil e contabil, e jurist, e consultant fiscal, e om bun la toate și e logic și normal să facă toate documentele și dacă se poate pe o plată cât mai mică. Iar în caz de control, chiar dacă e evident că cei care controlează, nu au dreptate, contabilul va fi de vină, cu alte cuvinte nu i se dă credit câtuși de puțin. Înțeleg că “munca aia de făcut niște hârtii e simplă, oricine poate s-o facă” și se întreabă de ce ar plăti un contabil sau l-ar plăti mai bine.
Bine și statul are grijă de asta, de minimizarea rolului contabilului și o face în două feluri:
1. complică legislația. legislația stufoasă, confuză de multe ori, cu discrepanțe între lege și norme sau chiar lipsită de norme, provoacă foarte multe probleme firmelor. Nu pentru că acestea nu ar ști să o aplice. Nu. Ci pentru că modul lor de aplicare nu se potrivește cu opinia unora de la ANAF. Și mulți din cei de la ANAF au opinii care țin loc de norme din păcate. Pot da exemple, dar nu e cazul aici.
2. în companii de stat, statul complică lucrurile, le birocratizează și se așteaptă să facă și firmele private la fel. Să vă dau un exemplu: la o firmă de salubritate înființată de o comună erau angajați 6 persoane. Un administrator, un casier, un șofer și trei muncitori. Contabilitatea se externaliza. Ei bine, statul cere așa: două persoane din firmă să aibă viză de control financiar preventiv, să conducă registrul operațiunilor pentru care s-a acordat viza CFP. Nu pot fi administratorul, contabilul și casierul. Cere ca administratorul să numească o persoană ce să facă controlul intern de gestiune (vechii revizori, recent auditori interni) – nu poate fi administratorul, casierul și nici contabilul. Contabilitatea condusă de expert contabil nu e suficientă în cazul întocmirii de către acesta a situațiilor financiare, acestea trebuind să fie auditate. Deci o firmă mică, ce poate funcționa cu 6 oameni, din care 4 lucrează efectiv, trebuie să aibă pe lângă administrator și casier, un revizor (auditor intern, dar numai pentru controlul intern, nu și pentru semnarea situațiilor financiare), să plătească minim un contabil șef și să plătească auditarea situațiilor financiare. Similar, în cazul firmelor private se dă de înțeles că trebuie să ai expert contabil pentru contabilitate, consultant fiscal pentru declarațiile fiscale, specialist în HR pentru partea de resurse umane, specialist în orice altceva și asta indiferent de nivelul firmei, că e micoîntreprindere sau firmă mare. Adică să plătești trei oameni chiar dacă pentru afacere efectiv ai nevoie de doi oameni care să producă valoare adăugată și veniturile necesare plății tuturor. Uniformizarea aceasta a cerințelor, chiar și acolo unde nu e cazul nu face bine, descurajează potențialii antreprenori sau îi face pe unii să perpetueze mitul omului bun la toate.
Într-un cabinet de contabilitate e destul de dificil, mai ales dacă nu e un cabinet mare, să aloci personal care să facă și astfel de documente primare. E dificil și dacă nu ai înțelegere din partea firmei cu care colaborezi. Dacă nu-ți aduce documentele la timp, dacă le aduce dezordonat, dacă minimizează importanța lor, considerând că munca prestată de contabil este una ce poate fi făcută de oricine și poate fi plătită mai puțin ca cea a unui instalator de exemplu.
Dacă aloci personal atunci acesta trebuie să fie zilnic la dispoziția firmei respective, să întocmească zilnic documentele respective, dar să și fie plătit pe măsura muncii sale și puține firme își permit acest lucru.
Și ajungem la legea contabilității: legea vorbește de organizarea și conducerea contabilității. Se pare că marea majoritate a contabililor se cramponează de conducerea contabilității și lasă la o parte sau omit cu totul partea de organizare a contabilității.
Dar ce înseamnă organizarea contabilității? În opinia mea, foarte pe scurt, înseamnă să știi să organizezi fluxul documentelor, pornind de la întocmirea lor și până la contabilizarea lor, de așa natură încât în urma unor verificări efectuate de tine, contabil șef, responsabil cu organizarea și conducerea contabilității, folosind chei de control sau alte metode, să te asiguri că se întocmesc toate documentele necesare, că acestea sunt întocmite corect, formal și pe fond, că sunt contabilizate corect, iar în cazul unor erori ai proceduri sau metode de rezolvare a acestora.
Unele din aspecte se pot optimiza din start: întocmirea documentelor de exemplu. Atât ca formă cât și ca fond. Cum? Simplu. Utilizând instrumentele potrivite. În cazul nostru un software care să permită realizarea acestor deziderate: pornind de la un minim necesar de date, obligatorii de altfel, să poți avea documente întocmite corect, cu informațiile necesare, contabilizate corect, cu posibilitatea de corectare a erorilor, de control al utilizatorilor și activității acestora.
Știți de ce e bine să folosești un soft dedicat? V-ați întrebat asta vreodată? Știți că a scrie documentele de mână, pe formulare tipizate, în unele situații, poate se face mai rapid decât dacă se operează în calculator? Nu la scrierea, operarea, documentelor în calculator se vede eficiența. Nu. Ci altundeva. La căutarea datelor, la sortarea lor, la gruparea lor, la calculul acestora.
Să vă dau un exemplu: la o firmă scrieți de mână recepțiile, la alta le introduceți în calculator. Pe o perioadă de 6 luni. În calculator sunt deja vizibile și în contabilitate dacă e un soft integrat de gestiune și contabilitate, dar scrise de mână nu. Dar să zicem că la un moment dat cereți celor doi contabili să facă o situație pe o perioadă de 45 de zile din cele 6 luni, care să conțină doar facturile de la un furnizor, ordonate după dată și numărul de factură și care au o valoare mai mare de 500 lei, iar situația să arate și valoarea în preț de vânzare a mărfurilor respective. Cel care face recepțiile de mână va avea de făcut cam aceste operațiuni: să identifice toate facturile din perioada respectivă, să extragă doar cele ale furnizorului respectiv, să identifice din ele acele facturi ce sunt cu o valoare mai mare de 500 lei, apoi să le sorteze după dată, apoi după număr și la final să le centralizeze. Acum imaginați-vă cât timp ar lua asta. Apoi comparați cu ce se poate face cu ajutorul unui calculator. Se pot extrage aproape instantaneu datele sau oricum mult mai rapid decât manual.
Pe piață sunt multe softuri de contabilitate. Unele mai scumpe, altele nu, unele mai bune, altele mai proaste (în termen de funcționalități oferite), unele mai versatile, altele nu, unele cu interfețe cu multe butoane altele cu interfețe mai spartane, unele cu updateuri lente, altele cu updateuri frecvente. Fiecare alege instrumentul care crede că i se potrivește cel mai bine.
În cazul nostru, am ales SAGA, pentru că, fie în firme mici sau mari, fie în cabinete de contabilitate îndeplinește aceste deziderate, din care mai jos regăsiți o parte:
1. permite culegerea datelor foarte simplu, în ecrane simple cu un layout unitar
2. solicită un număr minim de informații la culegerea datelor, dar generează situații detaliate pornind de la acestea
3. cunoștințele de contabilitate necesare pentru întocmirea documentelor primare sunt minime și pot fi asimilate de oricine sau pot fi automatizate dacă e necesar
4. datele din documentele primare se operează o singură dată și se regăsesc și în evidența contabilă și în cea fiscală
5. permite verificarea datelor și restricționarea datelor din perioade închise
6. permite generarea de documente uzuale, fără a fi nevoie de a apela la documente scrise de mână sau la alte forme
7. sunt puține cazuri în care datele nu se pot automatiza și înregistrările contabile să nu se poată genera automat
8. poate genera și documente specifice muncii de HR, nu doar contabilității
9. permite întocmirea evidenței fiscale pornind de la documentele primare, precum și generarea marii majorități a declarațiilor fiscale solicitate de ANAF
lista de motive poate continua și unii dintre dumneavoastră poate aveți multe alte motive pentru care ați ales acest program.
Dar alegerea programului e doar primul pas. Integrarea lui, exploatarea lui, coordonarea firmă – contabil este cea care contează și face diferența.
Cum anume, vom vedea în partea următoare.
Buna seara. Da aveti mare dreptate in privinta contabilitatii si a supercalificarii unui contabil care trebuie sa fie “de toate” intr-o firma. Dar cu ajutorul programului Saga chiar poti fi .
Am o experienta de peste 30 de ani in functii de contabil sef si am lucrat si lucrez pe multe programe stufoase, imbicsite care un stii de unde incep si unde se termina. Tot respectul pentru programul SAGA pe care lucrez doar de din anul 2012 . Un program transparent, lejer, usor de operat din care poti sa extragi o gramada de situatii.Ciar am reusit sa-i implementez la alti 6 colegi de bresla. Super . Multumesc mult ca mi-ati usurat viata si spor la munca in continuare.