Salvarea datelor

Am remarcat din ce în ce mai des faptul că foarte mulți utilizatori nu știu să-și facă salvarea datelor corect.

Mulți utilizatori mizează pe faptul că programul are setată o salvare a datelor, în mod automat, la un număr predefinit de zile. Cu toate acestea, mulți nu știu care e numărul predefinit, cum se poate schimba, cum se poate face ca utilizatorul să salveze datele. Nu știu că datele se pot salva și în altă parte și, mai grav, nu știu cum se realizează salvarea din program folosind tot felul de metode, mai mult sau mai puțin empirice, de salvare a datelor cu tot felul de arhivatoare.

De ce este importantă salvarea periodică a datelor nu cred că are rost să discutăm. Cum trebuie efectuată salvarea este însă o altă problemă.

De ce datele nu se salvează doar local? Adică dau salvare și cu asta basta. Mi se creează arhiva, dar pe HDD-ul pe care am și programul într-un sub-folder al celui în care am  instalat programul. Foarte simplu. Vă explic printr-o analogie. Să zicem că aveți acasă un dosar în care vă țineți cele mai importante acte: actele proprietăților, certificate de naștere, de căsătorie, etc. Și că, pentru orice eventualitate vă decideți să vă faceți o copie legalizată a fiecărui act. Ei bine: dacă puneți copiile legalizate în același dosar cu actele originale și vine cineva și distruge dosarul (îl rupe, îl aruncă din eroare, imaginați-vă voi orice alt scenariu) nu ați făcut nimic cu faptul că aveați o copie a actelor originale, iar refacerea lor va dura ceva timp. Dacă însă ați pune copiile legalizate într-un alt dosar, diferit de cel în care țineți actele originale și ați pune dosarul ce conține copiile legalizate într-o locație diferită, chiar dacă dosarul cu actele originale este distrus, practic aveți la dispoziție copiile legalizate ce înlocuiesc originalele și care vă pot ajuta la refacerea actelor originale.

Așa că vă propun un mic test pentru a afla dacă salvarea este efectuată sau nu corect:

1. știți unde se efectuează salvarea datelor în program?
2. știți cum se face salvarea datelor într-o altă locație? știți să le salvați așa?
3. cât de des salvați datele și într-o altă locație?
4.  altă locație înseamnă pentru dumneavoastră un alt folder pe același HDD (indiferent de partiția lui)?

Dacă răspunsurile sunt:
1. Nu știu. – E clar că trebuie să vă documentați urgent cu privire la salvarea datelor. Să citiți cu atenție ceea ce scrie în manualul programului legat de salvare, să vedeți tutorialul realizat de SAGA Software și publicat aici. Dacă, dimpotrivă, știți că aceasta se realizează din ecranul “Întreținere BD” și că acesta se accesează din meniul “Administrare”, trecem mai departe.
2. Nu. Oarecum.
3. Niciodată, uneori dar destul de rar.
4. Da
Atunci este obligatoriu să vă regândiți strategia de salvare a datelor și să luați în considerare ceea ce scrie în continuare.

Ce este salvarea datelor?
E o procedură ce implică arhivarea datelor, a fișierelor ce conțin date operate de utilizator sau prelucrate de program, într-un singur fișier. Acel fișier, numit și arhivă sau back-up, poate fi restaurat ulterior în caz de incident sau în cazul în care se dorește revenirea la o situație anterioară

Când se efectuează salvarea datelor?
Ori de câte ori este necesar. Uneori este obligatorie cum ar fi atunci când aveți de gând să faceți modificări a bazelor de date. Întotdeauna în astfel de situații este necesară o salvarea anterioară modificărilor pentru ca în cazul în care modificările nu duc la rezultatul scontat să puteți reveni la datele inițiale.
Este necesar să salvați datele ori de câte ori aveți cules un volum mare de date. Pentru unii acest lucru poate însemna săptămânal, pentru alții la zilnic sau la 2 zile, pentru alții lunar. Ori de câte ori vreți să vă asigurați că în caz de incident perioada de la ultima salvare este rezonabilă și se poate reface foarte repede. Spre exemplu: un birou de contabilitate ce primește documente spre prelucrare de la firme, poate salva datele în funcție de volumul acestora, dar obligatoriu va salva datele tuturor firmelor după ce depune declarațiile tuturor pentru luna precedentă. Un depozit ce folosește programul va trebui și are un volum mare de date zilnic, ar fi necesar să-și salveze datele zilnic la terminarea programului.
Salvarea datelor trebuie să devină o rutină pentru utilizatori.

Cum se efectuează salvarea?
Programul efectuează salvarea datelor în mod automat. De aceea nu e nevoie de strategii suplimentare de salvare, de arhivare manuală a folderelor din program.
Salvarea așa cum am mai menționat anterior, se face din ecranul “Întreținere BD” din meniul “Administrare”.
Dacă lucrați pe o stație independentă, nu lucrați în rețea, trebuie să vă asigurați că programul este deschis o singură dată înainte de a declanșa .
Dacă lucrați în rețea trebuie să vă asigurați că: procedura de salvare se declanșează exclusiv pe server și numai după ce vă asigurați că programul este închis pe absolut toate stațiile rețelei.

Modul efectiv de realizare a salvării îl găsiți cel mai bine explicat în tutorialul realizat de SAGA Software, disponibil on-line pe YouTube.

Ce strategii de salvare a datelor pot avea?

Probabil vă întrebați: cum adică strategii? Simplu. Cum faceți să aveți salvate datele și în altă locație? Dar în afara PC-ului? Iată câteva variante:

Creați-vă un folder: “Salvări date” și stabiliți-l ca locație alternativă de salvare. Faceți salvare pentru toate firmele, în mod regulat. Copiați folderul pe stick sau CD/DVD.

Sau, din folderul respectiv:

Fișierul rezultat ca urmare a salvării, pentru fiecare firmă, poate vi-l trimiteți prin e-mail. Da, așa cum ați auzit. La destinatar vă treceți propria adresă de mail, atașați arhiva și scrieți în corpul mesajului cărei firmă îi aparține arhiva și eventual observații legate de aceasta. Metoda este recomandată mai ales celor ce au adrese de mail pe servere publice cum este yahoo, google sau hotmail.

Folosiți dropbox sau alt serviciu de sincronizare a datelor în cloud: one drive, google drive, etc. După ce salvați datele copiați folderul sau arhivele rezultate în dropbox, onedrive, google drive sau ce folosiți și aveți datele stocate atât local în două locații cât și pe net în contul dvs de utilizator al serviciului folosit.

Dacă lucrați în rețea, creați foldere partajate pe fiecare PC și după ce faceți salvarea în folderul dedicat, copiați folderul respectiv pe stațiile dorite din rețea în folderele create special pe acestea.

• salvare date
• sfaturi